Modernização das rotinas de arquivamento no IPE Prev está em fase avançada
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Aproveitando os esforços envidados com a implantação do sistema PROA, em 2016, a digitalização de processos, desde 2017, e a eliminação de documentos por meio da aplicação da tabela de temporalidade, muitas ações foram desenvolvidas e importantes conquistas alcançadas. A transformação das rotinas de arquivamento no IPE Prev, tornando todo o processo digital, é hoje uma realidade.
Até pouco tempo, o Instituto ainda abria os seus processos em meio físico, o que suscitava dificuldades operacionais no tocante à guarda e movimentação deste enorme contingente.
Convivia-se com os mais variados problemas, desde a dificuldade de localização de processos e informações, até a questão da possibilidade de perda, advinda de risco de incêndio, danificação, dispersão ou eliminação indevida, por falta de controle.
BAGERGS
Por meio da contratação de serviços, efetivada em 2023, cerca de 15 mil caixas de arquivos do IPE Prev foram transferidas do Edifício- Sede, subsolo do Teatro do IPE e de dois andares do Edifício Regente, localizado no Centro de Porto Alegre, ficando o acervo centralizado na Bagergs, armazenado de forma adequada e segura.
No dia 30 de maio deste ano, o presidente do IPE Prev, José Guilherme Kliemann, acompanhado da Diretora de Benefícios, Rúbia Cristina Serrano, da Chefe de Gabinete, Martha Bins Voigt e de servidores da autarquia , visitou as dependências da Banrisul Armazéns Gerais (BAGERGS), onde conheceu o trabalho realizado e fez a vistoria dos arquivos do Instituto armazenados no local.
Com a contratação da Bagergs para a guarda centralizada de mais de 30 milhões de documentos em papel, o Instituto poderá atuar de forma mais eficiente na questão da racionalização dos acervos por meio da identificação, levantamento e avaliação para fins de eliminação.
O IPE Prev não gera mais documentos em papel desde o primeiro semestre de 2021. No entanto, terá que manter a guarda, prevista em lei, de arquivos por muito tempo (documentos físicos originais).
Esses procedimentos de gestão documental serão realizados pelo IPE Prev, como determina a legislação brasileira, com o apoio operacional e logístico da Bagergs.
A partir de agora, em função dessa perspectiva e organização, os processos de pesquisa, otimizados pelo uso de inventário, aliado à tecnologia de digitalização, serão facilitados, o que resultará numa maior agilização das rotinas administrativas e operacionais do IPE Prev.
Além desses esforços, foi adotada, no Instituto, em respeito às normas relativas à proteção de dados pessoais, a criação de um espaço, dentro do Edifício-Sede, para a realização de reciclagem de folhas de rascunho, cópias, impressões de e-mails e outros documentos desprovidos de valor informacional, administrativo, jurídico ou arquivístico.
COMPREV
Dentro dessa nova dinâmica, dia 08 de setembro, o presidente do IPE Prev fez uma visita ao Comprev. Ele aproveitou a oportunidade para agradecer a todos os que participaram da digitalização dos documentos e reorganização dos arquivos, ajudando o IPE Prev a entrar numa nova realidade.
Hoje, graças ao trabalho de toda a equipe e à busca das soluções para os mais variados problemas, foi cumprida mais uma importante etapa neste projeto que é tornar o IPE Prev completamente digital.
Desde julho de 2021, partindo do diagnóstico feito pelo setor Comprev, foram apresentadas recomendações visando à superação de dificuldades estruturais devido ao acúmulo de processos físicos de aposentadorias oriundos dos diversos órgãos do Estado depositados numa sala no 13º andar do prédio.
Sendo assim, medidas foram adotadas no sentido de garantir a segurança das informações dispostas no local, bem como a viabilização do acesso, por meio digital, das informações contidas nos respectivos processos.
A partir de então, foi possível iniciar, após a abertura de requerimentos para a devida compensação previdenciária, a devolução para os Órgãos de origem de aproximadamente 25.000 processos físicos, com o registro no Sistema de Protocolo Integrado (SPI).
Como resultado desta ação, houve a consequente liberação de espaço físico, contribuindo para o arcabouço de medidas de segurança contido no PPCI, agilidade e eficiência na disponibilização de informações para uso dos servidores que analisam os processos para fins de compensação previdenciária, bem como a redução do peso dos papéis que até então sobrecarregava e comprometia a estrutura do andar.
Até o momento, foram realizados requerimentos no sistema Comprev de aproximadamente 3.000 processos digitalizados.